LE PECULIARITA’ DELLA GESTIONE ECONOMALE

di Salvio Biancardi

Una recente pronuncia della Corte dei Conti consente di tracciare i tratti salienti che caratterizzano la gestione della spesa mediante cassa economale.

Si tratta della Deliberazione n. 107/2025 della Corte dei conti sez. per la Regione Campania.

Il caso trattato

Il caso trattato dalla Corte ha avuto ad oggetto il conto di un economo nel quale erano emerse una serie di criticità, tra le quali: violazione dei principi contabili di veridicità, attendibilità e correttezza delle rendicontazioni contabili, desumibile da molteplici irregolarità, incongruenze e lacune del conto oggetto di esame e della documentazione di riferimento; mancato deposito della relazione degli organi di revisione interna, prevista dal comma 2 dell’art. 139 C.G.C., e dei verbali delle verifiche di cassa condotte dall’organo di revisione, di cui agli artt. 223 e 224 TUEL; rilevanti anomalie della procedura di spesa adottata, per essere le spese effettuate, non riconducibili alle previsioni regolamentari, non adeguatamente e sufficientemente documentate o comunque caratterizzate da molteplici irregolarità.

Analizzate in modo dettagliato e approfondito le suddette criticità, il magistrato relatore ha chiesto conclusivamente che del conto in esame fosse dichiarata l’irregolarità con condanna dell’agente contabile.

Le indicazioni della Corte sulla gestione economale

La Corte dei conti per la Regione Campania ha avuto modo di precisare che la gestione economale ha una serie di specifici caratteri distintivi, come in più occasioni ricordato dalla giurisprudenza contabile (cfr., ex plurimis, Sez. Giur Sicilia sent. n. 640/2022).

Si tratta, in particolare, di una gestione di cassa in regime di anticipazione, per cui l’economo è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione e nel conto giudiziale deve dimostrare la regolarità dei pagamenti eseguiti, in stretta correlazione agli scopi per i quali sono state disposte le anticipazioni, le quali vengono conferite in un importo annuo complessivo determinato con l'atto di approvazione del bilancio di previsione in funzione dei compiti e delle incombenze assegnati all'Economo ed alla relativa cassa economale, con mandati di pagamento su apposito capitolo in uscita delle partite di giro e per importi non superiori alle occorrenze del trimestre; di norma, infatti, con cadenza trimestrale l’economo presenta un rendiconto amministrativo delle spese sostenute al fine sia del discarico amministrativo che della reintegrazione dei fondi per la ricostituzione dell’anticipazione, la quale comunque, deve rimanere nei limiti del tetto massimo spendibile.

Al termine dell’esercizio, qualora siano residuati fondi, l’economo provvede al loro versamento in tesoreria; in caso contrario, viene emesso mandato a saldo per credito a favore dell’economo. Ciò significa che la gestione deve chiudere in pareggio, non essendo possibile la formazione di residui attivi o passivi.

Ultimo adempimento della gestione economale è la restituzione delle anticipazioni del fondo economale ricevute nel corso dell’esercizio che, essendo state conferite dal tesoriere come mandati su apposito capitolo in uscita delle partite di giro, vengono restituite a fine esercizio come reversali sul medesimo capitolo ma in entrata.

Aspetti contabili

Con riferimento al profilo strettamente contabile è stato evidenziato che le esigenze di speditezza si riflettono sul procedimento di spesa economale, caratterizzato da una sorta di inversione della procedura ordinaria; la gestione in esame, infatti, è connotata dall’anticipazione della spesa, in deroga all’ordine cronologico delle fasi dell’ordinario procedimento di assunzione delle spese delle PP.AA.

Mentre, invero, quest’ultimo inizia con l’impegno sul corrispondente capitolo di bilancio e termina con il pagamento, la spesa economale inizia con un pagamento disposto direttamente dall’agente contabile (nei limiti delle disponibilità assegnategli e della capienza del relativo capitolo) che viene poi verificato dal responsabile del servizio finanziario con l’imputazione ai capitoli di riferimento e la riconduzione all’impegno originariamente assunto con lo stanziamento sul fondo economale.

Ancor più in dettaglio, l'Economo comunale, che avendo il maneggio di denaro dell’ente di riferimento assume la qualifica cd. di agente contabile a denaro, procede al rimborso della spesa effettuata dai singoli Servizi/Settori che preventivamente ne abbiano fatto richiesta ed ottenuto il nulla osta a procedere; prima, però, di effettuare ogni singolo rimborso di spesa, l’Economo deve assicurarsi che lo stesso trovi capienza nella disponibilità risultante nel competente impegno di spesa e che valgano ai fini del rimborso i singoli giustificativi contabili (scontrino fiscale, ricevuta fiscale o altra modalità semplificata di certificazione specificatamente prevista), essendo personalmente responsabile dei valori ricevuti in custodia e delle somme riscosse o ricevute in anticipazione, sino a che non ne abbia ottenuto regolare discarico.

Spese in deroga alla programmazione

Le spese economali costituiscono una deroga rispetto alla programmazione degli acquisti perché sono, in linea di massima, dirette a fronteggiare esigenze impreviste inerenti alle attrezzature e al materiale di consumo occorrente per il loro funzionamento; l’esistenza della gestione di spese c.d. “economali”, per acquisti di beni di entità limitata che importano urgenza di liquidazione, con una procedura definibile come “semplificata” rispetto a quella ordinaria, trova giustificazione nell’esigenza di consentire alle amministrazioni pubbliche di far fronte, con immediatezza, a quelle spese necessarie per il funzionamento degli uffici, per l’effettuazione delle quali il ricorso all’ordinaria procedura, costituirebbe un ostacolo al buon andamento dell’azione amministrativa.

Negli enti pubblici possono certamente prevedersi discipline differenziate delle spese effettuabili tramite i cassieri economali in ragione di esigenze peculiari per garantire il funzionamento di servizi od uffici, ma rimane sempre la caratteristica della non programmabilità ed imprevedibilità delle spese effettuate per il loro tramite.

Il quadro normativo negli enti locali

Il quadro normativo di riferimento della gestione della cassa economale degli enti locali è rinvenibile nel T.U.E.L. (d.lgs. 267/2000) negli artt.: 93 commi 1, 2 e 3; 152; 153 comma 7; 164 comma 1; 181 commi 2 e 3;191 comma 2; 223 comma 1; 230 comma 4; 233.

Ulteriori principi sono desumibili dal d.lgs. 118/2011 (contenente le disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili) e nei Regolamenti di Contabilità di ciascun ente locale.

Il Servizio di Economato gestisce (secondo l’art. 153 comma 7 del T.U.E.L.) la cassa delle spese degli Uffici comunali di non rilevante ammontare.

Altre attività dell’economo

Ulteriori attività attribuite di norma al Servizio di Economato ineriscono la gestione: dei beni mobili depositati nei magazzini dell’Ente; dell’autoparco; del servizio di foto-riproduzione e stampa; di altri servizi attribuiti da direttive interne o dal Regolamento dell’Organizzazione degli Uffici e dei Servizi.

Presso l’Istituto di Credito che gestisce la Tesoreria comunale è istituito apposito conto corrente per la gestione della cassa economale; in esso confluiscono le anticipazioni, i mandati emessi dal Servizio Finanziario a reintegro delle spese minute e urgenti e di quelle di missione o trasferta.

Specifici accorgimenti a carico dell’economo nell’esecuzione della spesa

La Corte ha precisato che è preciso dovere dell’economo premunirsi preventivamente della documentata e motivata richiesta del dirigente responsabile in ordine alla spesa da effettuare ed è sempre suo dovere verificare che tutti i successivi passaggi del procedimento di spesa siano rispettati; inoltre è sempre preciso dovere dell’economo munirsi di fattura o nota spese unitamente al buono di consegna a cura del fornitore o prestatore d’opera, in caso contrario si sarebbe in presenza di una grave violazione di legge”.

Per quanto specificamente concerne l’iter procedurale da seguire per l’effettuazione delle spese che competono all’economo e i relativi supporti documentali, va posto in risalto, in particolare, che il vaglio riservato all’economo circa la congruità e la legittimità della spesa deve precedere l’effettivo acquisto del bene e deve necessariamente trovare riscontro in una (preventiva) “motivata richiesta da parte del dirigente responsabile, cioè una formale e documentata istanza, idonea a rendere esplicita nella genesi e nei presupposti, ed immediata nei fini, la riconducibilità alle ipotesi di spesa in economia” (Sez. d’Appello Sicilia n. 187/2021; nello stesso senso, Sez. Giur. Sicilia n. 640/2022).

A tal fine la richiesta di acquisto a mezzo della cassa economale deve contenere gli estremi identificativi del creditore, l’importo della spesa, la motivazione, anche con riferimento ai profili di urgenza ed indifferibilità del pagamento, e il capitolo su cui deve essere imputata nonché l’autorizzazione dell’organo competente (Sez. Giur. Calabria n. 42/2023) conformemente, del resto, anche alle previsioni (in particolare, artt. 33 e 37) del Regolamento concernente le gestioni dei consegnatari e dei cassieri delle amministrazioni dello Stato, emanato con D.P.R. 4/9/2002, n. 254.

Conclusioni

Conclusivamente, la Corte ha stabilito che il conto in esame e la relativa gestione dovesse essere dichiarato irregolare e l’agente contabile non poteva essere ammesso a discarico, dovendosi peraltro condannare l’agente contabile, per le ragioni esposte in premessa, al pagamento in favore del Comune, della somma stabilita nella sentenza, a titolo di responsabilità contabile.

In ogni caso, la condanna dell’agente contabile è stata solo parziale, rispetto alla prospettazione rinvenibile nella relazione del magistrato relatore, dato che alcune mancanze erano da addebitarsi unicamente all’Amministrazione e non all’agente contabile.

Tra queste, figurava la mancata predisposizione della relazione degli organi di controllo interno, che avrebbe dovuto accompagnare il rendiconto dell’agente contabile prevista dal comma 2 dell’articolo 139 C.G.C., che è preordinata a “dare conto dell’attività di verifica svolta, comprendente, ad esempio: la regolarità formale del conto; la corrispondenza della documentazione giustificativa con le scritture contabili dell’ente e con le risultanze contenute nel conto; la tipologia delle entrate e delle uscite e i versamenti effettuati in tesoreria; ogni evenienza che possa aver determinato un’alterazione dell'assetto contabile con evidenza di eventuali elementi significativi che siano  intervenuti nel periodo di rendicontazione” (Sez. Giur. Veneto, sent. n. 204/2024).

Stessa osservazione andava fatta, ad avviso del Collegio, con riguardo ai verbali delle verifiche ordinarie di cassa condotte dall’organo di revisione (artt. 223 e 224 T.U.E.L.), la cui mancata produzione era addebitabile all’Amministrazione locale di appartenenza dell’agente contabile.